Introducción
El propósito del Código de Ética del Instituto es promover una cultura ética en los Oficiales de Cumplimiento (Compliance Officers), los cuales entienden que los servicios que prestan a las organizaciones, exigen los más altos niveles de profesionalidad, integridad y competencia.
El siguiente Código es aceptado por todos los miembros del Instituto de Oficiales de Cumplimiento – IOC, siendo de aplicación específica para los Oficiales de Cumplimiento en el ejercicio de su profesión, y de aplicación genérica, en cuanto a los Principios y Reglas de Conducta que inspiran este Código, a los interesados en los fines de la Asociación que no desempeñen su actividad como Oficiales de Cumplimiento.
El Código de Ética del Instituto incluye dos clases de normas:
- Principios que son normas amplias que proveen un marco a las Reglas de Conducta más
detalladas. - Reglas de Conducta que describen las normas de comportamiento que se espera sean observadas
por los Oficiales de Cumplimiento. Las Reglas de Conducta contienen los estándares específicos
que recomienda el nivel mínimo de conducta profesional. El cumplimiento de dichas normas de
conducta se espera tanto del individuo, como de la comunidad profesional.
Algunas Reglas de Conducta son acompañadas de Comentarios con el fin de aclarar o explicar el significado y aplicación de dichas Reglas de Conducta.
PRINCIPIOS:
Principio I - Obligaciones para con el bien público
Los Oficiales de Cumplimiento (OC) deben aceptar y promover el cumplimiento ético con el espíritu y el texto de las leyes y normas que rigen la conducta en la organización donde desarrollan su actividad profesional, siendo ejemplo vivo de la aplicación de los más altos estándares en ética para
contribuir al bien público.
Reglas de Conducta (RC):
- Los OC no ayudarán, secundarán, o participarán en actos o conductas indebidas (entendiendo por tales
tanto los actos contrarios a la legalidad como la falta de ética en sus conductas). - Los OC tomarán las medidas necesarias para prevenir actos o conductas indebidas por parte de la organización donde desarrollan su actividad profesional.
Comentarios: Las acciones tomadas por los OC para evitar actos o conductas indebidas deben ser legales y éticas.
- Los OC deberán ejercer su buen juicio al responder o cooperar con las investigaciones y consultas administrativas y judiciales referidas a la organización donde desarrollan su actividad profesional.
- El deber de un OC va más allá del deber hacia la organización donde desarrolla su actividad, extendiéndose al bien público y a la profesión.
Principio II - Obligaciones para con la organización donde desarrolla su actividad profesional
Los Oficiales de Cumplimiento (OC) deben servir a las organizaciones donde desarrollan su actividad profesional, con el más alto sentido de integridad, formular juicios objetivos e imparciales en su nombre, así como también promover programas efectivos de ética y cumplimiento.
Reglas de Conducta (RC):
- Los OC servirán a las organizaciones donde prestan sus servicios de forma confidencial, competente y profesional.
Comentarios: No se espera que los OC sean expertos en todas las áreas que abarca la función de Cumplimiento. Los OC que abarquen áreas que requieran una especialización adicional, obtendrán tal especialización mediante educación adicional, entrenamiento o con el soporte y asesoramiento de otros profesionales expertos. Los OC deberán poseer conocimientos generales y actualizados de todas las áreas pertinentes para un OC y deberán adoptar las acciones necesarias para asegurar y mantener actualizados sus conocimientos profesionales.
2. Los OC tomarán las medidas oportunas para que en la organización donde desarrollan su actividad, cumpla con todas las leyes relevantes.
Comentarios: Si bien los OC deben llevar a cabo un rol de liderazgo para asegurar el Cumplimiento, todos los empleados son responsables de dicho Cumplimiento.
3. Los OC investigarán con la diligencia adecuada todas las cuestiones, información y reportes relacionados con actos o conductas indebidas, ya sea pasadas, presentes o futuras. Corresponde a cada organización determinar internamente si la investigación del OC se realiza por él directamente o con el concurso de otros profesionales.
Comentarios: En aquellas organizaciones donde otros profesionales sean responsables de investigar la sospecha de una mala conducta, se cumplirá esta Regla siguiendo los procedimientos establecidos en la organización para informar tales hechos.
4. Los OC mantendrán informados a la Alta Dirección y al órgano de administración sobre el estado del programa de Cumplimiento, tanto en lo que se refiere a la implementación del programa, como a las áreas de riesgo en su cumplimiento.
Comentarios: El deber de los OC complementa al deber de la Alta Dirección y del órgano de administración para asegurarse que existe un sistema de información e informes en la organización, diseñados en forma razonable para proveer a la Alta Dirección y al órgano de administración la información exacta y suficiente para permitir formular un juicio informado sobre el cumplimiento de la organización con la normativa interna y externa.
5. Los OC no colaborarán o instigarán a tomar represalias contra ningún empleado que informe sobre actos o conductas indebidas, ya sea éstas reales o sospechosas, y se esforzarán para implementar procedimientos que aseguren la protección contra represalias frente a cualquier empleado que reporte actos o conductas indebidas reales, potenciales o sospechosas.
Comentarios: Los OC deben tomar las medidas necesarias posibles para preservar el anonimato de los empleados informantes. Además, conducirán la investigación de cualquier acto o conducta indebida con la máxima discreción, cuidando proteger la reputación e identidad de aquéllos que estén siendo investigados.
6. Los OC evitarán divulgar información confidencial obtenida durante el curso de sus actividades profesionales.
7. Los OC procurarán evitar cualquier conflicto real, potencial o percibido que se pudiese dar entre los intereses de la organización donde prestan sus servicios y sus propios intereses o los de otras organizaciones con las que el OC esté vinculado. Los OC deben revelar y manejar con ética cualquier conflicto de interés y deben eliminar conflictos significativos. Los conflictos de interés pueden dar lugar a lealtades divididas. Los OC no permitirán que la lealtad a individuos dentro de la organización en la que prestan sus servicios, con los que han desarrollado un vínculo profesional o personal, interfiera o sustituya, el deber de lealtad con la organización, la responsabilidad superior de respetar la ley, la conducta ética de los negocios y este Código de Ética.
Comentarios: Si los OC tuvieran cualquier asociación de negocio, interés financiero o cualquier otro interés que pudiera influenciar su buen juicio en conexión con su desempeño profesional, los OC deberán informar de dichas circunstancias a la organización donde desarrollan su actividad.
8. Los OC serán objetivos sobre los resultados que puedan obtenerse mediante el uso de sus servicios.
Comentarios: Los OC no deben crear expectativas poco razonables con respecto al impacto o resultados de sus servicios.
Principio III - Obligaciones para con la profesión
Los Oficiales de Cumplimiento (OC) deben esforzarse, a través de sus acciones, para mantener la integridad y la dignidad de la profesión, para fomentar la efectividad y el avance de los programas de ética y cumplimiento de normas y para promover el profesionalismo en la función de Cumplimiento.
Reglas de Conducta (RC):
1. Los OC realizarán sus tareas profesionales, con honestidad, equidad y diligencia.
Comentarios: Los OC no aceptarán limites poco razonables que podrían interferir con sus responsabilidades éticas y legales. Los límites razonables incluyen aquellos impuestos por los recursos de la organización en la que prestan sus servicios. Los OC deben esforzarse diligentemente y promover los medios más efectivos para asegurar el Cumplimiento.
2. Los OC no revelarán sin que medie un consentimiento o supuestos de colaboración obligatoria, bien judicial o bien administrativa previstos en la normativa, información confidencial sobre los asuntos de negocios o procedimientos técnicos de la organización donde prestan sus servicios.
Comentarios: Los OC necesitan acceso libre a la información para funcionar en forma efectiva y también deben contar con la posibilidad de comunicarse abiertamente con cualquier persona de la organización.
La comunicación abierta depende de la confianza.
3. Los OC no harán declaraciones engañosas, falaces o falsas sobre su preparación, experiencia o desempeño profesional.
4. Los OC no intentarán dañar falsamente la reputación profesional de otro Oficial de Cumplimiento.
Comentarios: Para promover la cooperación y la cortesía entre compañeros de trabajo dentro de la profesión, los OC no harán ninguna declaración de naturaleza difamatoria hacia otros OC
5. Los OC mantendrán actualizada su capacitación profesional con respecto a los avances que se produzcan en la profesión, incluyendo los conocimientos sobre las prácticas del sector de actividad en el que desarrolle su profesión y la normativa que lo regula.
Comentarios: Los OC buscarán de forma razonable y apropiada continuar con su actualización de conocimientos y educación en las disciplinas necesarias, para un mejor desempeño de su profesión.